Étude de cas : Comment l'agence Kalista Digital a divisé par 5 son temps de prospection avec CraftLeads

Kalista Digital, agence de marketing digital basée à Lyon, accompagne des PME et ETI françaises dans leur stratégie d'acquisition en ligne. Avec une équipe de 8 personnes, l'agence générait l'essentiel de son nouveau business par le bouche-à-oreille et les recommandations — un canal efficace mais imprévisible.

En septembre 2025, la fondatrice Sophie Marchand décide de structurer la prospection sortante de l'agence. Trois mois plus tard, CraftLeads est devenu leur outil principal d'acquisition client.

« On passait littéralement des demi-journées à chercher des prospects sur LinkedIn et à écrire des emails un par un. Aujourd'hui, CraftLeads fait en 20 minutes ce qui nous prenait une semaine. » — Sophie Marchand, fondatrice de Kalista Digital

Le problème : une croissance plafonnée par le manque de temps

Comme beaucoup d'agences marketing, Kalista Digital faisait face à un paradoxe classique : elles savaient vendre du marketing, mais n'avaient pas le temps de faire le leur.

La situation avant CraftLeads

L'équipe commerciale — en réalité Sophie et un business developer junior — consacrait 12 heures par semaine à la prospection. Le processus était entièrement manuel :

1. Recherche sur LinkedIn : identification d'agences et PME cibles (3h)
2. Enrichissement des profils : recherche d'emails, vérification, notes contextuelles (4h)
3. Rédaction des emails : personnalisation un par un avec des accroches uniques (4h)
4. Suivi et relances : tracking des réponses, follow-ups (1h)

Le résultat ? Un pipeline anémique, des mois sans nouveau client, et une frustration grandissante.

La solution : CraftLeads en pilote automatique

Sophie découvre CraftLeads en octobre 2025 lors d'un webinaire sur l'automatisation commerciale pour les agences. Ce qui l'a convaincue : la capacité de l'IA à comprendre le positionnement de son agence et à rédiger des emails qui sonnent humains.

Mise en place en 3 étapes

Étape 1 — Définition des cibles (30 minutes)

Sophie configure sa première campagne en ciblant les PME e-commerce françaises de 10 à 50 employés qui n'ont pas de responsable marketing en interne. CraftLeads utilise des données enrichies pour identifier les décideurs pertinents : dirigeants, directeurs commerciaux, responsables growth.

Étape 2 — Génération et qualification des prospects (automatique)

L'IA de CraftLeads parcourt les bases de données B2B, croise les informations publiques (site web, LinkedIn, actualités) et qualifie automatiquement chaque prospect selon les critères de Kalista :

• Secteur e-commerce ✓
• Pas d'agence marketing identifiée ✓
• Croissance récente ou levée de fonds ✓
• Présence digitale avec des axes d'amélioration ✓

« Ce qui m'a bluffée, c'est que l'IA a identifié des signaux qu'on aurait mis des heures à trouver manuellement — par exemple une entreprise qui venait de lancer un nouveau produit mais dont le SEO était quasi inexistant. C'est exactement notre client idéal. »

Étape 3 — Emails personnalisés par l'IA (automatique)

Pour chaque prospect qualifié, CraftLeads génère un email hyper-personnalisé qui intègre :

• Le contexte spécifique de l'entreprise (actualités récentes, problématiques identifiées)
• Une accroche unique basée sur un insight concret (« J'ai vu que vous venez de lancer votre collection été, mais votre page catégorie n'apparaît qu'en page 3 sur Google… »)
• Un call-to-action naturel adapté au profil du décideur

Sophie valide les emails en lot — un scan de 5 minutes pour 50 emails — et lance l'envoi.

Les résultats : 3 mois qui ont tout changé

Mois 1 — Octobre 2025 : la phase de test

• 127 prospects identifiés et qualifiés automatiquement
• 89 emails envoyés après validation
• Taux d'ouverture : 67% (vs. 22% avec leurs anciens emails)
• Taux de réponse : 18% — dont 11 réponses positives
• 3 rendez-vous décrochés, 1 client signé (contrat de 2 400€/mois)
• Temps investi : 2h30 sur le mois (vs. 48h auparavant)

Mois 2 — Novembre 2025 : l'accélération

Fort des premiers résultats, Sophie lance deux campagnes parallèles : une ciblant les SaaS B2B français et une autre les cabinets de conseil en transformation digitale.

• 312 prospects qualifiés sur les deux campagnes
• Taux de réponse moyen : 21%
• 5 nouveaux clients signés (valeur totale : 8 700€/mois de récurrent)
• L'IA a affiné ses emails grâce aux données de réponse des premières campagnes

Mois 3 — Décembre 2025 : le système tourne

• 6 nouveaux clients signés
• Pipeline de 23 opportunités en cours de discussion
• Sophie a embauché un account manager pour gérer l'afflux de nouveaux clients
• Le business developer se concentre désormais sur le closing, pas la prospection

Bilan chiffré sur 3 mois

Les clés du succès selon Sophie

1. La qualité de la personnalisation IA

« Nos prospects pensent qu'on a passé 30 minutes à étudier leur boîte avant d'écrire l'email. En réalité, c'est l'IA qui a fait cette analyse en quelques secondes. Mais le résultat est bluffant de pertinence. »

2. Le gain de temps libère la créativité

Libérée des tâches répétitives de prospection, l'équipe de Sophie a pu se concentrer sur ce qu'elle fait le mieux : créer de la valeur pour ses clients. Le temps gagné a été réinvesti dans l'amélioration des prestations, ce qui a augmenté la satisfaction et les recommandations.

3. L'effet boule de neige

Plus CraftLeads envoie d'emails, plus l'IA comprend ce qui fonctionne pour l'agence. Les taux de réponse se sont améliorés de 40% entre la première et la troisième campagne grâce à l'apprentissage continu.

Ce que Kalista Digital prévoit pour 2026

Sophie vise les 25 clients actifs d'ici juin 2026 (contre 14 actuellement) et prévoit de recruter deux personnes supplémentaires. Elle teste actuellement les campagnes multicanales de CraftLeads (email + LinkedIn) pour diversifier ses points de contact.

« CraftLeads n'a pas juste amélioré notre prospection. Il a changé notre business model. On est passés d'une agence qui attend les clients à une agence qui choisit ses clients. C'est un game changer. »

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